Если бы результаты работы зависели только от нашей загруженности делами, каждый был бы невероятно успешным человеком. Но это не так. К сожалению, огромное количество нашего времени тратится впустую, мы прокрастинируем или просто создаем видимость бурной деятельности – а заветные цели остаются мечтами. Почему так происходит и выйти из этого положения? Рассказывает главный психиатр и психотерапевт нашей клиники Василий Шуров.

Примерно 30-40% нашей повседневной деятельности не требуют осознанных решений и действий.

Но некоторые задачи требуют от нас осознанности. На них приходится фокусироваться полностью – иначе эффективность нашей работы резко снижается, развития не происходит.

Внимание – ограниченный ресурс. И чем лучше мы умеем сознательно им управлять, тем более продуктивными становимся.

Как выйти из автопилота? Метод 4-х секций

Для этого нужно научиться самостоятельно распределять задачи по важности.

Разберем один способ, и за основу возьмем известный метод распределения времени – матрицу Эйзенхауэра.

Начертите на листе таблицу из четырех квадратов. Распределите каждую из текущих задач в этих квадратах, отвечая себе на вопрос:

Продуктивна задача или нет? – многого ли вы достигнете благодаря ее выполнению?

Привлекательна задача или нет? – интересно ли вам заниматься этим делом?

Что дает нам каждый из квадратов:

Продуктивные и непривлекательные дела – это вся важная и срочная деятельность, которой вы просто вынуждены заниматься, хотя вам приходится себя пересиливать и заставлять:

Это дела, которые важны в краткосрочной перспективе – иначе вас уволят или понизят в должности, или вы «запустите» серьезную болезнь, будете плохо себя чувствовать и не сможете продуктивно работать.

Непродуктивные и непривлекательные дела – это зона активной прокрастинации, «имитация работы».

Эта зона – одна из наиболее вредных для нашей продуктивности. Здесь фокус внимания смещается с реально важных для нас задач на маловажные, или продиктованные чужими желаниями.

В ловушку этой зоны попадают люди, которые считают себя ответственными и требовательными. Она создает ощущение, что мы молодцы – ведь мы очень загружены и вроде как «много работаем». Но реального результата зона не приносит.

Подробнее о том, как работает ловушка прокрастинации, мы писали здесь.

Непродуктивные и привлекательные дела – это задачи, на которые мы отвлекаемся ради сиюминутного удовольствия.

Люди, которые максимально плохо умеют распределять свое внимание, проводят в этой зоне практически все время, пока сроки не начинают «поджимать». Потому что задачи данного квадрата моментально дают удовлетворение, на них легче всего отвлечься.

Продуктивные и привлекательные дела – это задачи, которые направлены на наши долгосрочные цели и развитие.

Это наиболее важная зона. Именно она помогает нам продвигаться по карьерной лестнице, делает нас более умными, ловкими и интересными. Здесь живут наши мечты. Но именно эта зона требует наибольшей концентрации внимания.

Как пользоваться таблицей?

Если вы хотите добиваться своих целей и не тратить свое время впустую, нужно выполнять задачи в следующей последовательности и с таким распределением сил:

Продуктивные/непривлекательные – делаем в первую очередь, стараемся тратить на зону 30-40% нашего внимания – не больше.

Продуктивные/привлекательные – делаем во вторую очередь, но пытаемся тратить на зону максимум своего внимания – 40-50%.

Непродуктивные/привлекательные-непривлекательные – делаем в последнюю очередь, тратим не больше 10% внимания, вносим в категорию «отдыха и развлечений».

При этом нужно стараться распределять внимание так, чтобы в зоне «непродуктивное/непривлекательное» вы почти не появлялись. Там «сидят» те задачи, которые никак не удовлетворяют ваши потребности и лишь высасывают силы.

Почему-то продуктивными и успешными принято считать людей, которые часто делают «много дел одновременно». Выглядит это и правда внушительно. Но эффективность такой работы зачастую довольно маленькая.

Почему?

Число дел, на которых мы можем сосредоточиться, ограничено. За многозадачность у нас отвечает краткосрочная память.

Условно назовем эту область пространством внимания. Здесь мы удерживаем и обрабатываем текущую информацию.

Чтобы понять, насколько важно следить за чистотой пространства внимания, проведем простую аналогию.

Представьте, что ваш мозг – это компьютер, смартфон или браузер. Пространство внимания можно сравнить с оперативной памятью.

Если вы запускаете сразу несколько больших программ на компьютере, открываете сразу много приложений на телефоне, или создаете множество вкладок в браузере – система начинает «подвисать», работает со сбоями.

Примерно то же самое происходит с нашим мозгом. Мы допускаем глупые ошибки, забываем про важные дела, становимся рассеянными.

Именно поэтому важно научиться осознавать, чем прямо сейчас заполнено ваше пространство внимания. Задавать себе вопросы:

Важно: если вы замечаете, что пространство внимания забито лишними данными, не стоит себя осуждать – так вы лишь сильнее сконцентрируетесь на своей обузе и создадите себе проблему в виде дополнительной тревоги.

Лучшее решение – спокойно перенаправлять внимание на текущую важную задачу. Еще один способ – записать на бумагу все «лишние» мысли и чувства, и пообещать вернуться к ним позже.

Можно ли совмещать разные задачи без потери продуктивности?

Можно, но к этому нужно подходить с умом – и учитывать ваши пределы. Приведем несколько способов.

Разные каналы восприятия и методы действия

Вы можете комбинировать задачи, выполнение которых затрагивает разные органы-каналы восприятия и действия. Например:

3 комбинации

Вы также можете комбинировать задачи в зависимости от того, сколько места каждая из них занимает в вашем пространстве восприятия:

Несколько небольших задач – особенно, если они распределены по разным каналам восприятия и действия.

Умеренно сложная задача + привычная задача – совмещаем работу с легким действием, которое вы можете выполнять «автоматически», не задумываясь. Например:

Очень сложная задача + дополнительные ресурсы. Действительно сложные задачи, требующие больших энергозатрат – например, обучение, где движения совмещаются с умственным процессом – не получится сочетать с чем-либо еще. Поэтому их лучше выполнять отдельно. Благодаря этому в вашем пространстве внимания останется немножко свободного места – оно нужно для дополнительных ресурсов.

Борьба с помехами

Иногда пространство внимания «забивается» неумышленно – в этом случае мы говорим о фоновых помехах, которые могут нас отвлекать. От них нужно избавляться:

Помните: каждый раз, когда мы на что-то переключаемся и отвлекаемся, в нашем пространстве внимания остаются остатки предыдущих задач и информации. Поэтому, чем чаще мы переключаемся, тем дольше длится работа.

Наверняка вы помните дни, когда ощущали себя особенно продуктивными:

Это называется гиперфокусом, или состоянием потока – пространство внимания полностью заполняется одной задачей, вы максимально сосредоточены на деле.

Чаще всего такое состояние возникает под действием внешних факторов – например, в моменты дедлайна, когда у вас горят сроки, и откладывать задачу больше нельзя.

Вам не обязательно каждый раз ждать до последнего момента, чтобы войти в поток. Это состояние можно тренировать и контролировать.

Ставить конкретные цели и сроки

Прежде всего, нужно определить для себя конкретную задачу и конкретизировать результат:

Например:

Устранять отвлекающие факторы

После того, как вы определились с целями и сроками, нужно устранить все «ловушки внимания»: выключить или поставить телефон в авиа-режим, закрыться в комнате, заранее попросить окружающих не отвлекать вас ни при каких условиях.

Постоянно возвращаться к задаче и планировать отдых

Поначалу вы все равно будете отвлекаться. Рука будет тянуться к смартфону, появится желание сделать паузу на чай или кофе, захочется прямо сейчас обсудить с окружающими что-то важное.

Это нормально.

Главное – приучать себя отслеживать «лишние» факторы, вовремя себя одергивать и раз за разом переключать внимание обратно на задачу, возвращаться к ней.

Еще один эффективный метод борьбы с отвлечением внимания – заранее запланировать в графике четкие перерывы:

А чтобы отдых случайно не затянулся, заранее поставьте таймер и не используйте социальные сети в качестве передышки.

Объем пространства памяти и способность к концентрации можно увеличивать тренировками:

Наращивайте время постепенно. Не устанавливайте сразу большие сроки для состояния потока – поначалу будет достаточно получаса-часа. Каждую неделю немного увеличивайте этот срок.

Проводите дополнительные тренировки. Один из немногих научно подтвержденных методов тренировки внимания – техники медитации. О них мы подробнее писали здесь.

А вы часто отвлекаетесь от работы? Ощущали ли вы на себе состояние потока?

Другие статьи по теме:

Лени не существует. Психиатр – о том, что на самом деле стоит за ленью

Новая жизнь после праздников: ментальные ловушки, которые мешают исполнению желаний

И будьте здоровы!